Persónuverndaryfirlýsing Félagsráðgjafafélags Íslands

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig Félagsráðgjafafélag Íslands (FÍ) kt. 430775-0229, Borgartúni 6, 105 Reykjavík stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga um félagsmenn FÍ og einstaklinga sem heimsækja vefsíðu félagsins www.felagsradgjof.is eða skrá sig á póstlista bandalagsins, hvort sem upplýsingarnar eru geymdar rafrænt, á pappír eða með öðrum hætti.
FÍ vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Persónuvernd er FÍ mikilvæg

Öflug persónuvernd er FÍ kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Félagsráðgjafafélag Íslands (FÍ) um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

FÍ leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. FÍ vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

FÍ safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

· Auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, þjóðerni, tölvupósti, símanúmeri, bankaupplýsingum, starfsleyfum og eftir atvikum samskiptasögu.

· Gögn tengd félagsmönnum varðandi iðgjöld í Vísindasjóð FÍ, Sjúkrasjóð, Styrktarsjóð, Orlofssjóð, Starfsmenntunarsjóð og Starfsþróunarsetur háskólamanna.

· Fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum, eftir atvikum launaseðlum.

· Tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu.

· Stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun.

· Upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu og fræðslu.

· Samtölum í gegnum samfélagsmiðla FÍ.

· Upplýsingar í gegnum Þjóðskrá.

FÍ safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

· Aðild að stéttarfélagi, eftir því sem við á heilsufarsupplýsingar í tengslum við einstaka mál aðildarfélags.

FÍ vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

· Reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna.

· Vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi félagsins og sjóða BHM.

· Senda út mikilvægar tilkynningar, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir.

· Greiða styrki úr Vísindasjóði.

· Stunda markaðssetningu.

· Framkvæma greiningar á launatölfræði.

· Sinna verkfalls- og öryggisvörslu.

· Bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum.

· Uppfylla lagaskyldu sem hvílir á FÍ svo sem í tengslum við bókhald og skil til skattayfirvalda.

· Gera félagsmönnum aðildarfélaga kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan FÍ og vinnustaða félagsmanna.

Þegar þú notar heimasíðuna okkar www.felagsradgjof.is söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, tegund eða útgáfu vafra sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu FÍ.

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

FÍ safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

· Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við vinnslu í tengslum við kjarasamninga og samninga aðildarfélaga (stéttarfélaga) BHM við BHM.

· Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.

· Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við í eignavörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.

FÍ geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Frá hverjum safnar FÍ þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér, og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við vinnuveitendur.

Hvenær miðlar FÍ persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og af hverju?

FÍ selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. FÍ miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu FÍ til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

· Að framkvæma greiningar og senda markauglýsingar.

· Upplýsingatækni.

Teljist aðili sem FÍ miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir FÍ og eftir atvikum BHM vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. FÍ deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni FÍ, eins og við innheimtu á vanskilakröfu.

Persónuverndaryfirlýsing FÍ nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á. m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er FÍ mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu FÍ teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði FÍ þar sem FÍ hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né bera ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebooksíðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

· Fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar FÍ hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig.

· Fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila.

· Persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til.

· FÍ eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær,

· Koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,

· Upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku.

· Afturkalla samþykki þitt um að FÍ megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á personuverndarfulltrui@bhm.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

 

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa BHM, Ásdísi Auðunsdóttur í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@bhm.is.

Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar FÍ

Persónuverndaryfirlýsing FÍ er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var stefnan uppfærð þann 29. október 2019.